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Scan to Archiv

Die schnelle Systemlösung für Dokumentenmanagement und Archivierung

Mit Hilfe des Moduls Scan to Archiv können Sie selbst Ihr eigenes digitales Archiv nach Ihren Vorgaben erstellen.

Aus Papierdokumenten werden elektronische Dokumente, die direkt in einem individuellen, leistungsfähigen elektronischen Archiv strukturiert und klassifiziert abgelegt werden.

Die Vorteile:

Optimale Verfügbarkeit der Kundendaten, ein gesicherter Datenbestand und erhebliche Zeitersparnis durch effiziente Dokumentensuche.

Scannen in optimaler Qualität

Unsere Scanner und Kopiersysteme verfügen über leistungsfähige Scanner-Einheiten. Ihre Dokumente können dank präziser und detaillierter Scans in der von Ihnen gewünschten Qualität digitalisiert werden.

Auswahl der Dokumentenart, Kontaktdaten, etc.

Zur Klassifikation (Auswahl der Dokumentenart, Kontaktdaten, etc. …) der einzuscannenden Dokumente  kommt im Rahmen der Lösung Nuance Autostore  zum Einsatz. Diese Software ermöglicht es, in die Klassifikation der Dokumente individuelle Kriterien einfließen zu lassen.

Ablage in ELOprofessional

Im Rahmen der Scan to Archiv-Lösung werden eingescannte Dokumente vollständig automatisiert in ELOprofessional abgelegt und archiviert.

In ELOprofessional können Sie Stichwörter Ihrer Dokumente vorgeben und diese am Multifunktionssystem oder Scanner für die Ablage auswählen. Selbstverständlich können Sie am Multifunktionsgerät auch Freitext (z. B. eine Rechnungsnummer) eingeben.

In ELOprofessional können die Daten nach Informationen aus der Klassifikation, dem Freitext oder sogar nach Stichworten aus dem Inhalt der Dokumente schnell und problemlos gefunden werden.

Suche in ELOprofessional

Die leistungsfähige Suche iSearch vereint mehrere Möglichkeiten der Suche in einem:

Digitale Aktenstruktur

Die Dokumente werden automatisch in digitale Schränke, Ordner und Register abgelegt.

Indexsuche

Informationen aus der Klassifikation direkt beim Scannen am Konica Minolta System, stehen für eine  gezielte Suche zur Verfügung.

Volltext

Alle Dokumente werden automatisch mit ihrem jeweiligen Inhalt erfasst. Mit Hilfe dieses Volltextinhaltes kann auch mit Informationen im Inhalt der Dokumente gesucht werden.

Weitere ELO Module

Bestandteil der Lösung ist das Dokumentenmanagement System „ELOprofessional“. Es ist eines der bekanntesten und leistungsfähigsten DMS-Systeme am deutschen Markt.

Durch den Erwerb weiterer, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Module, wie z. B. des ELO DocXtractor, der für die intelligente und automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung eingehenden Belegguts bestimmt ist, können z. B. die eingehenden Rechnungen automatisiert erfasst werden und klassifiziert an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet werden. Alle relevanten Belegdaten, wie beispielsweise Positionsdaten, Mehrwertsteuer usw. werden korrekt erkannt und durchlaufen Plausibilitätsprüfungen.

Matthias Rump

Matthias Rump

Experte für Dokumenten-
management-Software

0431 5111-387
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