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Revisionssichere Archivierung

Das Ende der Papierberge

Wie Sie mit Ihrem Archiv auf der (rechts-)sicheren Seite bleiben, lesen Sie in unserem kostenlosen Praxisratgeber.

  • Welche gesetzlichen Vorschriften müssen Sie beachten?
  • Was bedeutet Revisionssicherheit in der Praxis wirklich?
  • Warum rechnet sich eine digitale Archivierung für Sie?
Hintergründe der elektronischen Archivierung

Die steigende Flut elektronischer Dokumente ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Viele Betriebe erfüllen die Voraussetzungen für eine rechtlich korrekte Archivierung nicht. Die Zahl der Dokumente, die kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verwalten, steigt rasant.

Während der klassische Post- und Faxversand rückläufig ist, wächst der Berg elektronischer Dokumente, wie etwa E-Mails, E Mail-Anhänge, von Servern heruntergeladene Dateien oder elektronische Rechnungen. Der Grund ist einleuchtend: Elektronische Dokumente machen vergleichsweise wenig Aufwand, denn Porto- und Materialkosten entfallen – und sie sind deutlich schneller beim Empfänger.

Während man bei Postaussendungen allein aus Kostengründen auf einen gepflegten Adressbestand achtet, spielt ein Empfänger mehr oder weniger beim E-Mail-Versand keine Rolle. Hinzu kommen weitere Vereinfachungen wie etwa die entfallene Signaturpflicht für elektronische Rechnungen.

Komplizierte Rechtslage

Was vielen Betrieben nicht bewusst ist: Für E-Mails &Co.gelten mit Blick auf die Aufbewahrung grundsätzlich die gleichen strengen Regeln wie für herkömmliche Papierdokumente. Damit nicht genug, sind elektronischeDokumente grundsätzlich in der Form aufzubewahren, in der sie beim Unternehmen eintreffen. Einfach ausdrucken, abheften und vergessen genügt daher nicht. Hinzu kommt die weit verbreitete Unsicherheit darüber, welche Dokumente wie lange aufzubewahren sind. Entscheidend sind hierfür nicht nur steuer- und handelsrechtliche Regelungen, sondern beispielsweise auch EU-Richtlinien und branchenspezifische Besonderheiten.

Während Geschäftsunterlagen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gelten bei Fragen der rechtlichen Beweissicherung häufig sehr viel weiter reichende Verjährungsregeln. So sind etwa Gebäudeskizzen unbefristet aufzubewahren. Wer hingegen Bewerbungsunterlagen ohne ausdrückliche Zustimmung dauerhaft archiviert, kommt schnell in Konflikt mit dem Datenschutz.

Mehr Effizienz mit elektronischer Archivierung

Da die wenigsten Unternehmen auf elektronische Kommunikation verzichten können, zieht dies zwangsläufig einen aufwendigen Parallelbetrieb von Papier- und elektronischen Archiven nach sich. Die einzige Möglichkeit, Ineffizienzen zu vermeiden, liegt darin, beide Archive auf elektronischer Basis zu konsolidieren.

Dieser Schritt erscheint allein schon deshalb sinnvoll, weil sich der Geschäftsverkehr in den meisten Branchen künftig noch stärker auf die elektronische Schiene verlagern dürfte. Dieses Whitepaper fasst in aller Kürze die wichtigsten Fakten zusammen, die es beim Aufbau gesetzeskonformer Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme zubeachten gilt.

Matthias Rump

Matthias Rump

Experte für Dokumenten-
management-Software

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