Was bedeutet der Begriff Inventarisierung? Wie läuft ein solcher Prozess in einem Unternehmen ab? Und wie kann bei diesem Verfahren effizient Zeit eingespart werden? Diese Fragen beantworten wir im Nachstehenden und geben einen Ausblick, wie die Umstellung zur digitalen Inventarisierung gelingt.
1. Was bedeutet eigentlich Inventur?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, in regelmäßigen Abständen eine Inventur durchzuführen. Gemeint ist damit grundsätzlich die staatlich vorgeschriebene Erfassung des Anlagevermögens eines Unternehmens. Geprüft werden soll, ob angeschaffte Wirtschaftsgüter weiterhin im Unternehmen vorhanden sind und wenn ja, wo sich diese befinden. Hierzu zählen u.a. Computer, Büromöbel oder Maschinen. Der Vermerk dieser Gegenstände in einer Liste nennt sich Inventarisierung.
Dieses Vorgehen ist aber nicht nur wegweisend für den Gesetzgeber, sondern bringt auch für Firmeninhaber Vorteile mit sich. So lässt sich insgesamt ein besserer Überblick der firmeneigenen Wirtschaftsgüter schaffen. Dadurch können wiederum Fehlbestände korrigiert und Ressourcenverschwendung verhindert werden.
2. Zeit einsparen durch digitale Inventur
Die jährliche Inventur ist oft zeitaufwändig und mit einem hohen personellen Aufwand verbunden, insofern sie manuell erfolgt. Inventurlisten müssen angefertigt und schließlich mühselig Schritt für Schritt abgehakt werden. Anschließend müssen die Daten dann händisch in ein entsprechendes Buchhaltungssystem übertragen werden.
Bis vor kurzem war die gängigste Methode, alle benötigten Informationen in einer Excel Liste festzuhalten. Inzwischen gibt es eine einfachere Lösung: die digitale Inventarisierung. Mit einer digitalen Inventur lässt sich dieser Arbeitsaufwand einfach und effizient umgehen. Aber was genau bedeutet das?
Bei diesem Verfahren werden alle Inventare erstmalig mit Etiketten versehen, die dem Inventar eine eindeutige Nummer zuordnen. Im Anschluss daran müssen die Anlagen nur noch gescannt und mit einer App aufgenommen werden – fertig! Unübersichtliche Excel-Tabellen und langwieriges Suchen gehören damit der Vergangenheit an. Das Besondere an der digitalen Inventarisierung: Abweichungen werden dank der Software automatisch erkannt und angezeigt, sodass sie sich ganz einfach bearbeiten lassen.
3. Die Vorteile einer digitalen Inventarisierung kurz zusammengefasst:
- Zeitersparnis
- Verzicht auf manuelle Übertragungen
- Datenerfassung auf einen Blick
- Vermeidung von Übertragungsfehlern
- Nachhaltige Ressourcennutzung
4. Welche Inventarisierungssoftware eignet sich für wen?
In Softwarestrukturen lassen sich häufig Überschneidungen feststellen. Dennoch gibt es einige Aspekte, die den entscheidenden Unterschied machen. Worauf bei der Anschaffung geachtet werden sollte, ist von Unternehmen zu Unternehmen individuell. Selbst innerhalb der verschiedenen Fachbereiche können die Anforderungen variieren. Die Buchhaltung hat beispielswese andere Schwerpunkte als die IT-Abteilung. Bei der Auswahl der passenden Software hilft unser Expertenteam gerne weiter. Rufen Sie dazu gerne Herrn Jens Reese persönlich an: +49-431-5111-541 oder schreiben Sie eine E-Mail: jens.reese@buerokompetenz.de
